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A. Questions générales
La présente page essaye de répondre à un certain nombre de questions fréquentes. Pour les autres questions, les interlocuteurs en charge sont listés sur la page « Contact » ensemble avec leurs compétences respectives.
Afin d’accélérer les réponses ou le diagnostic d’un problème, il est conseillé de s’adresser directement au bon interlocuteur et de lui communiquer le numéro matricule, le message, l'impression d'écran et le cas échéant le code d’erreur affiché.
B. Questions concernant les agents / utilisateurs eCDF
Le gestionnaire principal eCDF de la société agent peut définir des droits d'
accès supplémentaires à eCDF pour ses collaborateurs internes, en
utilisant la suivante application :
CIGUE – Gestion des utilisateurs et des accès.
Le gestionnaire principal doit exécuter les deux étapes suivantes dans CIGUE :
- Etape 1 - Ajout de l’utilisateur :
Le premier écran CIGUE permet la création de l’utilisateur (collaborateur), s’il n’existe pas encore. Le collaborateur va recevoir un e-mail par lequel il devra s'activer, s'il n'est pas déjà marqué comme "Activé". Il peut être nécessaire de vérifier son répertoire spam.
- Etape 2 - Ajout des droits eCDF pour l’utilisateur :
Le lien « Gestion accès » disponible sur le premier écran CIGUE mène à un deuxième écran sur lequel le gestionnaire doit attribuer les droits d'accès à son collaborateur.
L'ajout des droits par le gestionnaire est seulement possible si au préalable le collaborateur a fait l'activation via le mail reçu. Tous les droits applicatifs doivent être ajoutés individuellement:
- « eCDF – Comptes Annuels »
- « eCDF – TVA »
- « eCDF – Déclarants » : ceci est un droit supplémentaire qui rend le menu "Déclarants" visible en eCDF. Afin de pouvoir accéder à eCDF, l'utilisateur doit avoir au moins un des droits « eCDF – Comptes Annuels » ou « eCDF – TVA ».
Pour pouvoir être rattaché au compte eCDF, le certificat supplémentaire doit contenir exactement le même identifiant de société “organizational unit (OU)” que le certificat du gestionnaire principal. Veuillez considérer ceci lors des commandes Luxtrust. Utilisez la fonction "Tester mon certificat" sur la page principale du site Luxtrust pour trouver identifiant de société “organizational unit (OU)”.
Le gestionnaire principal ou son certificat électronique peut seulement être changé par envoi postal d’un formulaire d’accès eCDF.
Vous trouvez un formulaire déjà partiellement prérempli dans le menu « Accès eCDF / Modification d’accès » ou bien utiliser le formulaire de demande d’accès disponible dans le menu « Accès eCDF / Premier Accès ».
Vous pouvez mettre en place un nouveau gestionnaire principal pour l’entièreté du compte eCDF en sélectionnant la case à cocher « 5.1 Remplacement gestionnaire principal eCDF ou certificat » et en indiquant les détails du nouveau gestionnaire principal au points 6/7.
Vous pouvez nous envoyer une version électronique du formulaire et des pièces pour une première validation, mais les droits d’accès eCDF sont seulement créés ou modifiés quand l’original complètement signé de la demande correctement remplie, accompagné de toutes les pièces requises nous parviennent à l’adresse postale indiquée sur le formulaire.
Il est suffisant pour l'agent de faire une seule demande de souscription pour son propre compte, en indiquant ses propres coordonnées et identifiants.
L'agent n’a pas besoin de faire des demandes auprès du CTIE pour ses déclarants. Il pourra lui-même enregistrer ses déclarants dans le menu eCDF "Déclarants". Voir ci-dessous pour plus d’explications sur l'enregistrement des déclarants.
L'agent n’a pas besoin non-plus de faire des demandes de souscription auprès du CTIE pour ses collaborateurs internes. Il pourra lui-même définir les droits d’accès pour ses collaborateurs en utilisant l’application de gestion des utilisateurs et des accès CIGUE (adresse disponible sur la page des Liens » eCDF), à laquelle il a reçu accès en même temps qu’à eCDF. Voir ci-dessous pour plus d’explications sur la définition des accès pour les collaborateurs.
Par défaut le menu "Déclarants" est seulement visible pour le
gestionnaire principal (premier utilisateur) de l'agent, mais celui-ci
peut déléguer des droits d'accès au menu "Déclarants" à ses
collaborateurs en utilisant l’application de gestion des utilisateurs
et des accès CIGUE (adresse disponible sur la page des Liens » eCDF), à laquelle il a reçu
accès en même temps qu’à eCDF. Pour l'attribution du menu "Déclarants"
, le gestionnaire principal doit exécuter les deux étapes suivantes
dans CIGUE :
- Etape 1 - Ajout de l’utilisateur :
Le premier écran CIGUE permet d’ajouter l’utilisateur (collaborateur), s’il n’existe pas encore dans CIGUE. Le collaborateur va recevoir un e-mail par lequel il devra s'activer, s'il n'est pas déjà marqué comme "Activé". Il peut être nécessaire de vérifier son répertoire spam. - Etape 2 - Ajout des droits "Déclarants" pour l’utilisateur :
Le lien « Gestion accès » disponible sur le premier écran CIGUE mène à un deuxième écran CIGUE sur lequel le gestionnaire doit attribuer les droits « eCDF - Déclarants » à son collaborateur
Le droit « eCDF-Déclarants » tout seul ne permet pas l’accès à l’application eCDF. Pour pouvoir accéder à eCDF, l’utilisateur doit disposer soit d’un droit d’accès « eCDF-Comptes Annuels » ou bien « eCDF-TVA ». Le droit « eCDF-Déclarants » peut seulement être attribué en supplément pour ajouter le menu « Déclarants » dans eCDF.
Si la demande de souscription eCDF est acceptée par le CTIE, le gestionnaire principal de l'entité agent reçoit plusieurs e-mails :
- Si le certificat Luxtrust du gestionnaire principal n’est pas encore activé auprès de l’Etat, il reçoit d’abord un e-mail avec un lien lui demandant d’activer son certificat pour l’utilisation avec les applications de l’Etat. Cette activation doit se faire avant la date délai indiquée dans l’e-mail.
Si le certificat est activé, le demandeur reçoit des e-mails supplémentaires avec des liens (URL) d’applications :
- Un ou plusieurs e-mails avec le lien (URL) par lequel l’utilisateur peut accéder à l’application eCDF.
- Un e-mail qui indique le lien vers l’application de gestion des utilisateurs et des accès (CIGUE), par laquelle le demandeur peut attribuer des droits d’accès à eCDF et au menu "Déclarants" pour ses collaborateurs, si nécessaire.
C. Questions concernant les déclarants
Afin qu’un déclarant / client devienne disponible dans eCDF, il doit être enregistré dans le menu eCDF "Déclarants" et un droit « eCDF-Comptes Annuels » ou bien « eCDF-TVA » lui doit être attribué.
Une documentation détaillée est disponible sur eCDF dans les menus "Informations générales / Documentation" et "Déclarants".
Si le menu eCDF "Déclarants" n'est pas disponible pour un utilisateur il peut être ajouté tel que expliqué ci-dessus.
Si à la place de la dénomination du déclarant, eCDF affiche «
Dénomination inconnue ou pas de déclarant défini », suivi des numéros
identifiants, ceci signifie que
- ou bien l'enregistrement du déclarant dans le menu eCDF "Déclarants " n’a pas été correctement fait et aucun droit le lui a été rattaché;
- ou bien la configuration des identifiants du déclarant dans votre outil comptable n’est pas correcte. Veuillez vérifier les identifiants (matricule, n°RCS, n°TVA) affichés près du message d'erreur (qui sont les identifiants présentes dans le fichier XML) par rapport aux identifiants utilisés lors de l'enregistrement du déclarant dans eCDF. Si les identifiants ne correspondent pas, vous devez corriger les identifiants du déclarant dans votre outil comptable.
La dénomination ou l’adresse d’un déclarant eCDF peut être changée par l'agent dans le menu eCDF "Déclarants / Gestion des déclarants" en utilisant l’icône « stylo » à gauche de la dénomination du déclarant. Dans la fenêtre de modification, la touche « Réinitialiser » permet de récupérer la nouvelle dénomination et adresse officiellement enregistrées auprès du RCSL. Pour certains types de déclarants, la fonction de réinitialisation à partir du RCSL ne fournit pas d'informations et l'utilisateur doit faire les modifications manuellement.
Les changements de dénomination / adresse faits sur un déclarant eCDF sont pris en compte lors de la création des nouveaux formulaires, après la sauvegarde/validation d’un formulaire PDF « en cours », lors de l’envoi d’un prochain fichier XML ou lors de la copie d’une déclaration déjà déposée dans eCDF dans le menu des déclarations déposées.
Dans le menu eCDF "Déclarants / Gestion des déclarants", l’icône « stylo » à gauche de la dénomination du déclarant ouvre la fenêtre de modification du déclarant, qui contient des touches dédiées pour ajouter le numéro TVA ou demander l'ajout du numéro RCSL.
En cas de questions, l'utilisateur peut s'adresser par e-mail au support eCDF ecdf@ctie.etat.lu en indiquant la dénomination ainsi que tous les identifiants du déclarant.
L'Etat présume l'existence d'un accord valable entre l'agent et le déclarant. Dans le cas exceptionnel de litige entre le déclarant et son agent, le déclarant peut demander auprès du CTIE la révocation de tous les droits eCDF existant entre lui et son agent. Une telle révocation est irréversible. Elle doit être demandée par écrit au moyen du formulaire « Demande de révocation de droits déclarants », qui est à envoyer dûment renseigné et signé à l'équipe eCDF du CTIE.
D. Certificats LuxTrust - questions fréquentes
Toutes les questions concernant les certificats LuxTrust, tel que par exemple l’obtention, l’activation, le renouvellement, le blocage, etc sont à adresser au helpdesk LuxTrust. Les conditions générales LuxTrust spécifient les conditions sous lesquelles un nouveau certificat doit être demandé.
eCDF fonctionne avec les certificats Luxtrust de la forme « Token », « Smartcard », « Luxtrust Mobile », « Luxtrust Scan » et « Signing Stick ».
A la commande d'un certificat Luxtrust PROFESSIONNEL destiné à être utilisé sur un «Compte eCDF pour certificat Luxtrust professionnel avec contrôle "organizational unit" (OU)» il faut être particulièrement attentif à commander le certificat avec le bon OU (organizational unit) tel que décrit ci-dessous .
L’identifiant de société OU (organizational unit) à indiquer lors de l'étape 1 de la commande Luxtrust doit correspondre à un identifiant LUXEMBOURGEOIS de l’entité (société, personne professionelle,...) demandeur. Un tel identifiant LUXEMBOURGEOIS existe pour chaque déclarant ayant l’obligation de déposer une déclaration au Luxembourg et en cas de doute veuillez contacter le support eCDF. Le déclarant avec identifiants luxembourgeois ne doit en aucun cas choisir comme OU (organizational unit) un identifiant non-luxembourgois (p.ex. commençant avec FR, BE, DE, ...).
Lors de la commande de certificats Luxtrust pour des utilisateurs eCDF supplémentaires, il faut assurer de choisir comme identifiant de société OU (organizational unit) exactement le même identifiant que pour le gestionnaire principal eCDF (premier utilisateur eCDF). Afin de pouvoir travailler ensemble sur un même compte eCDF, il est obligatoire que tous les utilisateurs d’une entité possèdent des certificats Luxtrust avec exactement le même identifiant OU (organizational unit). Il est conseillé que le gestionnaire principal eCDF (premier utilisateur) fasse un test de son certificat sur le site Luxtrust afin d’afficher son OU (organizational unit) et d’assurer ainsi que les certificats Luxtrust supplémentaires puissent être commandés avec exactement le même identifiant de société OU (organizational unit).
Les demandeurs étrangers (p.ex. fiduciaires étrangères) ne possédant pas d'identifiants luxembourgeois peuvent faire inscrire comme OU (organizational unit) leur numéro TVA IBLC national.
Prière de contacter le support eCDF pour plus d’aide si nécessaire: eCDF@ctie.etat.lu
Pour déterminer si vous possédez un certificat Luxtrust privé ou un certificat Luxtrust professionnel, vous devez faire un test de votre certificat sur le site Luxtrust
La fonction de test se trouve au milieu de la page Luxtrust et permet d'afficher les détails de votre certificat, dont le "Type de dispositif".
- 4. A quoi faut-il faire attention en demandant un certificat LuxTrust professionnel supplémentaire ?
Une des particularités des certificats professionnelles est que tous les certificats appartenant à une même société doivent partager la même information qui sert d’identifiant société unique, soit le « No Registre de commerce », soit à défaut de ceci, le « numéro TVA » de la personne morale demandeur.
Il est essentiel que sur les bons de commande pour les certificats Luxtrust supplémentaires, l’identifiant OU soit renseigné de façon strictement identique que sur le premier certificat, donc même en ce qui concerne les points ou espaces éventuels. Le premier utilisateur eCDF peut par après définir des accès eCDF pour ses collègues seulement si dans les certificats Luxtrust de ceux-ci, le même identifiant société OU est contenu. Un certificat avec un identifiant société OU différent est considéré comme étranger à la société et ne peut pas être rattaché sur le compte eCDF de la société.
Le seul moyen pour retrouver le bon identifiant société OU à renseigner lors de la commande de certificats supplémentaires ou lors d’un renouvellement est d’aller rechercher cette information dans le certificat Luxtrust du premier utilisateur de la société et de le renseigner exactement de cette façon sur la commande du nouveau certificat. L’identifiant OU peut être trouvé par la fonction « Test & Print » du site web Luxtrust.
Pour trouver le numéro de série « SSN » et l’identifiant « OU » d’un certificat Luxtrust, l’utilisateur peut utiliser la fonction « Tester certificat » du site Luxtrust (MYLUXTRUST - Mon certificat).
En cas de questions à ce sujet, veuillez-vous adresser au helpdesk Luxtrust.
A moins qu’il s’agisse d’un renouvellement de certificat avec numéro identique sans aucun changement de données, tout changement est à signaler à l’administration en utilisant le formulaire de demande concernant l’accès au système eCDF. Il est rappelé que l’identifiant société (« No Registre de commerce », et à défaut le « numéro TVA ») ne doit pas changer.
A moins qu’il s’agisse d’un renouvellement de certificat avec numéro identique sans aucun changement de données, tout changement sur un certificat d’un utilisateur eCDF (n’étant pas gestionnaire principal) est à signaler au gestionnaire principal de la société, qui pourra utiliser l’application de gestion des utilisateurs (CIGUE) pour définir un nouveau droit d’accès pour ce nouveau certificat. L’ancien certificat peut être effacé du système.
E. Questions métier
Le dépôt PDF en eCDF n’est possible qu’au moyen des formulaires remplissables du site eCDF. Certaines sociétés disposent pour leurs besoins internes de formulaires PDF dessinés par leurs propres soins. Même si l’aspect visuel de ces formulaires est identique à celui des formulaires remplissables mis à disposition dans eCDF, ils ne peuvent pas être utilisés pour le dépôt en eCDF car ils ne peuvent pas être électroniquement exploités et validés par eCDF.
Non, les formulaires mis à disposition dans eCDF correspondent à la loi et ne sont pas extensibles.
En eCDF, des déclarations déposées ne peuvent pas être effacées après leur dépôt, même si elles sont erronées. eCDF n’est que la plateforme de préparation pour les comptes annuels et une étape intermédiaire vers le dépôt officiel auprès du RCSL. Aussi longtemps qu’une déclaration de compte annuel n’est pas officiellement déposée au RCSL elle n’est pas visible par les administrations et elle est et restera visible que pour la société qui l’a créé.
L’utilisateur peut tout simplement créer une nouvelle déclaration correcte et déposer celle-ci au RCSL. L’icône « copy » derrière la déclaration erronée permet de créer une copie éditable de la déclaration erronée et faire les corrections dans celle-ci. Cette copie éditable ne permet toutefois pas de changer de type de formulaire, d’année de début d’exercice et de déclarant. Si les erreurs portent sur ces informations, la création d’un nouveau formulaire et une nouvelle saisie sont nécessaires.
Pour redresser des mauvaises valeurs dans une déclaration de comptes annuels déjà déposée, il est nécessaire de redéposer une nouvelle déclaration avec les valeurs corrigées.
La fonction de copie, disponible dans la liste des déclarations déposées, permet de créer une copie éditable de la déclaration d’origine. Cette copie, qui utilise le même type de formulaire et reprend les mêmes valeurs que la déclaration d’origine, sera disponible sous une nouvelle référence dans la liste des déclarations en cours.
Si le problème avec la déclaration déjà déposée concerne l’utilisation du mauvais formulaire (mauvais type, mauvaise année de référence), une nouvelle déclaration doit être créée via le menu « Formulaires » et toutes les valeurs doivent être resaisies, car la fonction de copie ne permet pas de changer de type de formulaire.
Pour une déclaration saisie en eCDF, la touche « Valider / Sauver » permet de sauvegarder les données sur le serveur eCDF dans le menu « Formulaires / En cours » tout en faisant une validation par rapport aux règles métiers en place. Les problèmes éventuels sont signalés à l’utilisateur qui peut alors faire les corrections nécessaires. Le statut « En cours » s’affiche pour ces déclarations en rouge. Dès que la déclaration a passé avec succès toutes les validations eCDF, elle est prête à être déposée en eCDF et son statut « En cours » s’affiche alors en vert.
Comme étape intermédiaire, il est à ce moment possible d’utiliser la touche « Télécharger PDF » pour sauvegarder sur le PC local une copie NON EDITABLE de la déclaration en tant que fichier PDF, qui peut être envoyée (par e-mail) pour approbation à des responsables, réviseurs d’entreprises, auditeurs, assemblées générales,…. Ce PDF localement sauvé ne permet aucune saisie. Après l’approbation d’une déclaration, l’utilisateur peut ouvrir la déclaration sur le serveur à partir du menu « Formulaires / En cours » à l’aide de l’icône "Formulaire" et faire le dépôt en eCDF en utilisant la touche « Déposer » dans le formulaire ouvert.
Pour envoyer des informations sur le dépôt eCDF effectué à des tiers devant effectuer le dépôt officiel dans eRCS mais n’ayant pas accès aux données déposées en eCDF, il est possible de sauvegarder localement comme PDF une déclaration et de l’envoyer à cette tierce personne, en utilisant la touche « Télécharger PDF ».
F. Questions techniques
Les exigences techniques du site eCDF sont détaillées dans le menu « Informations générales - Exigences techniques ».
Pour la connexion et l’accès aux fonctionnalités avancées eCDF, le poste doit répondre aux exigences techniques de Luxtrust (voir liste des configurations supportées sous www.luxtrust.com). En cas de problèmes liés à la connexion, veuillez vous adresser au helpdesk Luxtrust.
Les éléments techniques listés représentent une liste non exhaustive de logiciels pouvant être utilisés avec eCDF. Toutefois, en dehors des logiciels eux-mêmes, de nombreux facteurs externes, tels que l’ordre d’installation ou bien des incompatibilités avec d’autres logiciels peuvent impacter le bon fonctionnement de l’application sur un poste en question. Pour trouver des problèmes de compatibilité d’un poste utilisateur avec l’application eCDF, il est conseillé d’essayer l’application sur un autre poste avec configuration différente et d’effectuer par après une comparaison des configurations locales.
Système d'exploitation
Navigateur internet
PDF et Adobe Reader
G. Questions concernant les développeurs d’interfaces
Les développeurs d’interfaces ne peuvent pas se connecter via l’URL générale www.ecdf.lu et toute tentative résultera en une erreur de connexion.
Les développeurs d’interfaces doivent absolument se connecter en utilisant l’adresse URL spécifique qui leur a été fournie dans l’e-mail de confirmation de leur demande d’accès pour l’espace eCDF réservé aux développeurs d’interface.
Un développeur qui a oublié son mot de passe, peut se faire envoyer un nouveau à son adresse e-mail enregistrée, en utilisant le lien « Cliquez ici si vous avez oublié votre mot de passe » disponible sur la page de connexion.
L’envoi se fait à l’adresse e-mail indiquée au moment où il a créé son nom utilisateur et son mot de passe.
Un développeur qui a oublié son nom d’utilisateur, peut contacter le CTIE par l’adresse ecdf@ctie.etat.lu
- Que faire si la connexion n’est pas possible avec un nom d’utilisateur et un mot de passe corrects ?
En cas de problèmes de connexion autres, le développeur peut s’adresser au helpdesk général du CTIE par l’e-mail suivant: helpdesk@ctie.etat.lu