eCDF
Plateforme électronique de Collecte des Données Financières

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Informations de remplissage

Description de la demande d'utilisation du système eCDF

Les questions non répondues par les explications suivantes peuvent être adressées au helpdesk eCDF, dont les coordonnées sont disponibles sur la page « Contact » d'eCDF.

• Une demande: Le demandeur ne doit envoyer qu’une seule demande d'accès.
  • La demande d’accès doit être faite au nom de la société (souvent une fiduciaire) à laquelle appartient le certificat Luxtrust et qui va par la suite utiliser eCDF pour déposer des déclarations (l’identifiant société « OU (Organizational Unit) » du certificat indiqué au point 8 doit correspondre à un des numéros d’identification dans le point 1). Aucune demande supplémentaire ne doit être envoyée pour les mandants (clients, succursales et autres sociétés). Les droits de dépôt pour ces autres sociétés (mandants) peuvent être définis par la société demandeur même dans l'application CIMAN à laquelle elle reçoit accès ensemble avec les droits d’accès eCDF.
  • La société demandeur ne peut demander l'accès eCDF que pour un premier utilisateur (le gestionnaire principal eCDF). Celui-ci peut ensuite créer en interne les droits d’accès pour ses collègues (à condition que les collègues disposent exactement du même identifiant société « OU (Organizational Unit) » dans leurs certificats Luxtrust).
• Certificat accepté: Le premier utilisateur du demandeur (appelé dans la suite gestionnaire principal) doit disposer d’un certificat Luxtrust professionnel sous forme de « Smartcard » ou « Signing Stick ». Les produits Luxtrust « Signing Server Token » et « Signing Server SMS » ne sont pas supportés. Ce certificat doit appartenir à la société faisant la demande eCDF. Les mêmes contraintes concernant le certificat sont valables pour les utilisateurs suivants du demandeur.

• 1. Numéros d’identification du demandeur

  • Les trois numéros demandés (N°matricule national, N°RCS, N°identification TVA) sont obligatoires car une vérification de la correspondance est opérée. Les demandeurs ne disposant pas de numéro RCS ou de numéro de TVA, doivent l’indiquer en cochant la case « Non existant ».
  • En cas de changement d'au moins un des trois identifiants, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement numéros d'identification » (point 6) est cochée, doit être fournie au CTIE.

• 2. Raison sociale

  • La raison sociale (Dénomination de la société) renseignée doit correspondre à la raison sociale officielle indiquée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés.
  • En cas de changement, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement raison sociale / adresse » (point 6) est cochée, doit être fournie au CTIE.

• 3. Siège social

  • L’adresse renseignée doit correspondre au siège social indiqué auprès du Registre de Commerce et des Sociétés.
  • En cas de changement, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement raison sociale / adresse » (point 6) est cochée, doit être fournie au CTIE.

• 4. Responsable(s) avec droits de signature

  • Ceci désigne la ou les personnes physiques ayant le droit légal d’agir et de signer au nom de la société (exemple : gérant, directeur, associé) et ne doit pas être confondu avec la personne gestionnaire principal eCDF (point 7), qui est la personne de contact technique et l’utilisateur du certificat Luxtrust indiqué sous le point 8. Si deux responsables doivent signer on peut ajouter les deux noms et prénoms en les séparant par une virgule.
  • Le(s) responsable(s) agissant pour la personne morale doit(doivent) être clairement renseigné(s) pour signer la demande même et les conditions légales (signature de toutes les pages).
  • En cas de changement, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement responsable » (point 6) est cochée, doit être fournie au CTIE.

• 5. Domaine(s) métier(s) concerné(s) par la demande d'utilisation

  • Une demande d’accès peut porter sur un ou plusieurs domaines métiers (p.ex. eCDF-Comptes annuels, eCDF-TVA).
  • Au moins une des cases doit être cochée pour indiquer le(s) domaine(s) métier(s) concerné(s) par la demande.
  • Pour tous les domaines métiers cochés, les conditions particulières correspondantes doivent être signées.

• 6. Demande d’accès ou demande de modification

  • La plateforme eCDF permet la transmission de données par deux canaux distincts, saisie formulaire et transfert XML. L’utilisateur peut indiquer au point 6 du formulaire, le type d’accès le mieux approprié à ses besoins. Chaque type d’accès a ses points forts et s’adresse à des utilisateurs avec des besoins bien spécifiques:
    • Droits saisie formulaire: Cette solution conviviale offre des formulaires éditables à l’écran sous une présentation identique aux formulaires papier. Dans le formulaire remplissable, l’utilisateur peut saisir les données, démarrer la validation des données saisies, redresser les erreurs éventuelles, faire des sauvegardes sur serveur et transmettre la version finale. Cette solution est destinée avant tout aux utilisateurs ne disposant pas d’un outil comptable compatible eCDF. Elle fonctionne en principe sur tout ordinateur de bureau standard et ne nécessite, en dehors d'un certificat Luxtrust professionnel, qu’un navigateur Internet et l’Adobe Reader gratuitement téléchargeable sur Internet.
    • Droits tranfert de fichier XML: Cette solution permet de transmettre les données correspondant à plusieurs formulaires, sous forme d’un fichier XML généré directement depuis un outil comptable compatible. Cette solution est destinée avant tout aux professionnels du métier comptable qui transmettent un grand nombre de déclarations et disposent d’un outil comptable agréé.
  • L'accès à la saisie formuliare ne nécessite pas d’outil comptable tandis que pour pouvoir recevoir l'accès au transfert de fichier XML l’outil comptable (et la version) utilisé pour la création du fichier XML doit être renseigné sur la demande. S’il s’agit d’un outil non encore agréé, l’accès XML ne pourra pas (ou pas encore) être donné. L'accès XML inclut la solution saisie formulaire.
  • Les choix suivants sont disponibles pour des demandes de modifications d'un accès existant:
    • Remplacement des numéros d'identification: cette option permet de remplacer les anciens identifiants de la société par les nouveaux identifiants indiqués au point 1. Le préfixe eCDF avant migration (i.e. les 6 premiers caractères des noms de fichiers eCDF créés) est préinitialisé ou à indiquer afin de retrouver les anciens identifiants de la société.
    • Remplacement raison sociale / adresse: cette option permet de demander que pour la société mandataire disposant de l'accès eCDF, la nouvelle raison sociale indiquée sous le point 2 et/ou la nouvelle adresse du siège social indiquée sous le point 3 soit prise en compte sur les déclarations (la modification de la raison sociale et de l'adresse des mandants doit se faire dans l’application CIMAN).
      Attention: La demande n'est à transmettre que si toutes les déclarations devront encore utiliser l'ancienne raison sociale / adresse ont été déposées au RCSL.
    • Remplacement gestionnaire principal ou certificat: cette option est à choisir si la personne définie comme gestionnaire principal et/ou son certificat Luxtrust a changé et est à remplacer par la nouvelle personne indiquée sous le point 7 et/ou est à remplacer par le nouveau certificat indiqué sous le point 8.
    • Ajout domaine métier / transfert XML: cette option permet de demander que pour la société mandataire disposant de l'accès eCDF, les droits d'utilisation pour les domaines métier supplémentaires sélectionnés au point 5, respectivement les droits de transfert XML sélectionnés au point 6 soient accordés.
    • Autre: pour toute autre modification, il est à indiquer sur quoi elle porte.

• 7. Gestionnaire principal eCDF utilisant le certificat sous point 8

  • Le gestionnaire principal est la personne de contact technique vis-à-vis du CTIE et l’utilisateur du certificat Luxtrust. Il ne doit pas être confondu avec le responsable agissant pour la personne morale (point 4). Ces deux personnes peuvent être les mêmes ou distinctes.
  • Le CTIE se limite à définir l’accès pour le gestionnaire principal de la société demandeur, ce qui permet au gestionnaire principal d’utiliser toutes les fonctions de l’application eCDF et des applications externes liées (CIMAN, CIGUE) sans aucune démarche supplémentaire.
  • Le gestionnaire principal reçoit, avec son accès eCDF, un accès à l’application de gestion des utilisateurs des sociétés (CIGUE), par laquelle il peut gérer (définir, modifier, annuler) des droits d’accès pour tous les autres utilisateurs souhaités de la société sans devoir passer par une demande à l’administration, pour autant que ceux-ci disposent d’un certificat professionnel Luxtrust établi au nom de la même société et avec le même identifiant société « OU ».
  • Le gestionnaire principal reçoit aussi un accès à l’application de gestion des mandats (CIMAN), par laquelle il peut gérer (définir, modifier, bloquer) les mandats reçus de ses mandants.
  • Toute modification du gestionnaire principal ou changement concernant le gestionnaire principal enregistré, doit être signalée au CTIE moyennant la « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case correspondante au point 6 est cochée.

• 8. Certificat Luxtrust professionel du gestionnaire principal

  • Au formulaire de demande il faut ajouter le « Statut du certificat » Luxtrust. Ceci est un relevé des informations contenues dans le certificat Luxtrust, dont notemment les informations obligatoires « SSN » et « Organizational Unit (OU) ». Il peut être obtenu en utilisant la fonction de test de certificat sur le site Luxtrust et la touche "Imprimer" pour le télécharger.
  • Le numéro de série « SSN » du certificat Luxtrust est un numéro à 20 positions qui se trouve à l'intérieur du certificat du gestionnaire principal et peut être trouvé sur le « Statut du certificat » (ligne avec le libellé « SSN »).
  • L’identifiant “ Organizational Unit (OU) ” de la société est une donnée spécifiée à l'intérieur du certificat Luxtrust. Cet identifiant peut être trouvé sur le « Statut du certificat » (ligne avec (OU) Organizational Unit) et cet identifiant doit être renseignée exactement tel qu’affiché sur ce document (y compris tous les séparateurs et espaces éventuels).
    Afin qu’un accès puisse être accordé, l’identifiant “ Organizational Unit (OU) ” contenu dans le certificat Luxtrust doit correspondre à un des identifiants du point 1.
  • En cas de changement du numéro de certificat du gestionnaire principal, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement gestionnaire principal ou certificat » au point 6 est cochée, doit être fournie au CTIE.
  
  
• Signature: Le formulaire de demande, ainsi que ses conditions particulières attachées pour le(s) domaine(s) métier(s) concerné(s), doivent être datés et signés par la/les personne(s) agissant pour la personne morale et doivent être envoyés à l'adresse indiquée en haut sur le formulaire.

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