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Informations de remplissage
Description de la demande d'utilisation du système eCDF
Les questions non répondues par les explications suivantes peuvent être adressées au helpdesk eCDF, dont les coordonnées sont disponibles sur la page « Contact » d'eCDF.
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1. Numéros d'identification du demandeur
- Les trois numéros demandés (N°matricule national, N°RCS, N°identification TVA) sont obligatoires car une vérification de la correspondance est opérée. Les demandeurs ne disposant pas de numéro RCS ou de numéro de TVA, doivent l’indiquer en cochant la case « Non existant ».
- En cas de changement d'au moins un des trois identifiants (p.ex. si un nouveau numéro matricule a été attribué), une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » doit être fournie au CTIE. Les nouveaux identifiants doivent apparaitre au point 1 et la case « Remplacement numéros d'identification » (point 5.4) doit être cochée. Cette option est seulement disponible pour des personnes morales.
- Les bureaux comptables étrangers qui veulent déclarer pour leurs clients, mais qui eux-mêmes ne sont pas assujettis à la TVA au Luxembourg et ne possèdent donc pas de numéros d'identifications luxembourgeois propres, doivent laisser le point 1 du formulaire de souscription vide.
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2. Dénomination / Raison sociale / Nom et Prénoms du demandeur
- Pour des personnes enregistrées auprès du Registre de Commerce et des Sociétés, la dénomination / raison sociale renseignée doit correspondre à celle officiellement enregistré auprès du Registre de Commerce et des Sociétés.
- En cas de changement, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement dénomination / adresse » (point 5.2) est cochée, doit être fournie au CTIE.
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3. Adresse / Siège social du demandeur
- Pour des personnes enregistrées auprès du Registre de Commerce et des Sociétés, l’adresse renseignée doit correspondre à celle officiellement enregistrée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés .
- En cas de changement, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement dénomination / adresse » (point 5.2) est cochée, doit être fournie au CTIE.
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4. Options du compte eCDF
- 4.1 : Par ces cases à cocher concernant les domaines métiers (p.ex. eCDF-Comptes annuels, eCDF-TVA) le demandeur choisit quel types de déclarations seront disponibles dans le compte eCDF.
- 4.2 : Par ces cases à cocher le demandeur sélectionne le type
d’accès le mieux approprié à ses besoins.
La plateforme eCDF permet la transmission de données par
deux canaux distincts, saisie manuelle du formulaire et le transfert XML.
Chaque type d’accès a ses
points forts et s’adresse à des utilisateurs avec des besoins bien
spécifiques:
- Droits saisie formulaire: Cette solution conviviale offre des formulaires éditables à l’écran sous une présentation identique aux formulaires papier. Dans le formulaire remplissable, l’utilisateur peut saisir les données, démarrer la validation des données saisies, redresser les erreurs éventuelles, faire des sauvegardes sur serveur et transmettre la version finale. Cette solution est destinée avant tout aux utilisateurs ne disposant pas d’un outil comptable compatible eCDF. Elle fonctionne en principe sur tout ordinateur de bureau standard et ne nécessite, en dehors d'un certificat Luxtrust professionnel, seulement un navigateur Internet et l’Adobe Reader gratuitement téléchargeable sur Internet.
- Droits transfert de fichier XML: Cette solution permet de transmettre les données correspondant à plusieurs formulaires, sous forme d’un fichier XML généré directement depuis un outil comptable compatible. Cette solution est destinée avant tout aux professionnels du métier comptable qui transmettent un grand nombre de déclarations et disposent d’un outil comptable agréé.
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5. Modification d'un compte eCDF existant
- Les choix suivants sont disponibles pour des demandes de
modifications d'un accès existant:
- 5.1 "Remplacement gestionnaire principal ou certificat": cette option est à choisir si la personne définie comme gestionnaire principal et/ou son certificat électronique a changé et est à remplacer par la nouvelle personne indiquée sous le point 7 et/ou est à remplacer par le nouveau certificat indiqué sous le point 8. Cette demande doit être signée par le nouveau gestionnaire principal eCDF.
- 5.2 "Autre" : pour toute autre modification, il est à indiquer sur quoi elle porte.
- 5.3 "Remplacement des numéros d'identification" : cette option permet de remplacer les anciens identifiants de la société par les nouveaux identifiants indiqués au point 1 (p.ex. si un nouveau numéro matricule a été attribué). Le préfixe eCDF avant migration (i.e. les 6 premiers caractères des noms de fichiers eCDF créés) doit être indiqué afin de pouvoir garder l'historique des dépôts.
- Les choix suivants sont disponibles pour des demandes de
modifications d'un accès existant:
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6. Nouveau gestionnaire principal eCDF inscrit sur le certificat Luxtrust professionnel sous point 7
- Le gestionnaire principal est la personne de contact technique vis-à-vis du CTIE et l’utilisateur du certificat électronique. Il ne doit pas être confondu avec le responsable agissant pour la personne morale (point 8). Ces deux personnes peuvent être les mêmes ou distinctes.
- Le CTIE se limite à définir l’accès pour le gestionnaire principal de la société demandeur, ce qui permet au gestionnaire principal d’utiliser toutes les fonctions de l’application eCDF et de l'application externes liée CIGUE sans aucune démarche supplémentaire.
- Le gestionnaire principal reçoit, avec son accès eCDF, un accès à l’application de gestion des utilisateurs des sociétés (CIGUE), par laquelle il peut gérer (définir, modifier, annuler) des droits d’accès pour tous les autres utilisateurs souhaités de la société sans devoir passer par une demande à l’administration, pour autant que ceux-ci disposent d’un certificat professionnel Luxtrust établi au nom de la même société et avec exactement le même identifiant société « OU ».
- Toute modification du gestionnaire principal ou changement concernant le gestionnaire principal enregistré, doit être signalée au CTIE moyennant la « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case correspondante au point 5.1 est cochée.
- Le nouveau gestionnaire principal doit signer le formulaire en original, de façon manuscrite. Des copies, scans, tampons de signatures ou signatures électroniques ne sont pas acceptées.
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7. Certificat Luxtrust professionnel du nouveau gestionnaire principal eCDF
- En cas de changement du numéro de certificat du gestionnaire principal, une nouvelle « Demande d'utilisation du système eCDF » sur laquelle la case « Remplacement gestionnaire principal ou certificat » au point 5.1 est cochée, doit être fournie au CTIE.
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8. Responsable(s) avec droits de signature agissant pour le demandeur
- Ceci désigne la ou les personnes physiques exerçant, au sein de l’entité demandeur, une fonction légale et ayant le droit légal d’agir et de signer au nom de l’entité demandeur (exemple : gérant, directeur, associé). Il ne doit pas être confondu avec la personne gestionnaire principal eCDF (point 6), qui est la personne de contact technique et l’utilisateur du certificat électronique indiqué au point 7. Si plusieurs responsables doivent signer, il est possible d'ajouter leurs noms et prénoms en les séparant par une virgule.
- Tous les responsables indiqués doivent signer le formulaire en original, de façon manuscrite. Des copies, scans, tampons de signatures ou signatures électroniques ne sont pas acceptées.